Бизнес-процессами называют совокупность работ, упорядоченных во времени. Они выявляют то, как именно выполняются бизнес-функции (закупка товаров, обслуживание клиентов и так далее) и взаимодействуют между собой. Чтобы оптимизировать их, используется описание. Оно выполняется в несколько этапов.
В первую очередь определяют задачи. Надо понять, для чего именно необходимо описание бизнес процессов. Помимо оптимизации, может преследоваться цель разработки новых схем ведения дел, создания новых документов, IT-системы. Данный этап в основном выполняется топ-менеджерами. В нём могут принимать участие люди, которые заинтересованы в реализации планируемого мероприятия, будут активно заниматься им в дальнейшем. Результатом этого этапа должен явиться созданный документ, где прописаны основные цели и задачи, требования и пожелания. На второй стадии обычно формируют рабочую группу. В неё могут входить специалисты не только одной, но и нескольких сотрудничающих между собой организаций. Обязательно назначаются руководители группы и их заместители. В результате должен быть согласован список лиц, которые будут входить в экспертную группу и заниматься описанием бизнес-процессов. Также подготавливаются соответствующие приказы.
На третьем этапе разрабатывают соглашение по бизнес-моделированию, то есть документ, где прописываются общие положения, глоссарий проекта, роли участников, их обязанности, правила и инструкции по описанию. Скорее всего, он будет пополняться и корректироваться в ходе реализации мероприятия. Чем меньше в нём ошибок будет допущено на этом этапе, тем меньше исправлений придётся делать в дальнейшем. Поэтому к его разработке надо подойти ответственно. Также на этом этапе приобретают и устанавливают программный продукт, необходимый для бизнес-моделирования. На четвёртом этапе определяют владельцев процесса, то есть лиц, на которых ложится основная и важная задача. Обычно это главные специалисты, топ-менеджеры, руководство. На пятом этапе разрабатывают план проекта по описанию. Его создают, основываясь на степени сложности бизнес-процессов. В зависимости от специфики деятельности компании и других факторов план может разрабатываться от семи дней до одного месяца. Как правило, это решается во время согласования деталей проекта.
Разумеется, данные этапы являются некой базой. Её можно модифицировать по своему усмотрению, принимая в учёт специфику деятельности организации, особенности рынка и другие параметры. Желательно чтобы в мероприятии принимали участие активные люди, лидеры, способные продвигать проект.
